توفر عمليات التدقيق أداة أساسية لتحسين أداء الامتثال والتحقق منه. يمكن استخدام عمليات التدقيق لالتقاط حالة الامتثال التنظيمي مطابقة لنظام الشهادات على سبيل المثال (FSSC 22000، SQF، IFS، BRC) وكفاية الضوابط الداخلية والمخاطر المحتملة وأفضل الممارسات.
تتطلب معظم اللوائح والمعايير وبرامج الشهادات إجراء عمليات تدقيق مع بعض التكرار المحدد. بالنسبة للعديد من شركات الأغذية، فإن اكتشاف كيفية تلبية متطلبات التدقيق هذه بين قيود السفر، وبروتوكول سلامة الشركة الجديد، والحجر الصحي الحكومي المتعلق بـ COVID-19 يمثل تحديًا كبيرًا.
البديل عبر الإنترنت:
لحسن الحظ، استجابت المبادرة العالمية لسلامة الأغذية (GFSI) وخطط الاعتماد المعيارية لهذا التحدي، مدركين أن عمليات التدقيق عبر الإنترنت / عن بُعد / الافتراضية يمكن أن توفر بديلاً قابلاً للتطبيق لعمليات التدقيق في الموقع - حتى عندما لا تعمل الشركات في جائحة.
GFSI -:
في يونيو 2020 أدخلت GFSI استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT) في عمليات تدقيق الشهادات المعيارية من GFSI كوسيلة لاستبدال جوانب عمليات التدقيق في الموقع جزئيًا، ليس فقط أثناء الوباء ولكن أيضًا على المدى الطويل. وفقًا لـ GFSI، فإن استخدام الأنشطة عن بُعد ليس إلزاميًا، ويجب أن يتم الاتفاق عليه بشكل متبادل بين المنظمة الخاضعة للرقابة وهيئة إصدار الشهادات، ويجب أن يفي بأهداف التدقيق الكاملة. في معظم الحالات، قد تشمل الأنشطة عن بعد مراجعة سياسات وإجراءات سلامة الأغذية، ومراجعة بعض السجلات، وإجراء مقابلات مع موظفي الإدارة على مستوى أعلى.
FSSC 22000 -:
اعتبارًا من 5 أكتوبر 2020يمكن لجميع هيئات التصديق FSSC 22000 إجراء تدقيق كامل عن بُعد لإصدار شهادة سلامة الأغذية وجودتها، كما هو منشور في ملحق التدقيق عن بُعد.
تنص FSSC على أن التدقيق عن بعد (الكامل أو الجزئي) هو عنصر حيوي في مستقبل التدقيق ويتوقع استخدام حلول البيانات الضخمة وتقنيات التحقق عبر الإنترنت والقيود المستمرة على السفر سيكون لها تأثير دائم.
SQF -:
امتثالًا لـ GFSI قام SQFI بتحديث سياسة التدقيق الخاصة به اعتبارًا من 25 يونيو 2020، للسماح للأنشطة عن بُعد باستخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أثناء عملية التدقيق. يهدف نهج SQFI إلى السماح للمراجع باتباع نهج قائم على المخاطر للتدقيق وفقًا لسياسة SQFI جنبًا إلى جنب مع إرشادات GFSI وأفضل الممارسات. ضمن SQF، يمكن أن تمثل الأنشطة عن بُعد ما يصل إلى 50 بالمائة من مدة التدقيق.
BRC -:
في سبتمبر2020 أعلنت BRC عن حلين للتدقيق عن بعد، بما في ذلك التقييم عن بعد عبر الإنترنت للوثائق متبوعًا بمراجعة أقصر في الموقع وتقييم كامل عن بُعد (غير معتمد من GFSI) يتضمن مراجعة نتائج التدقيق الداخلي، ومراجعة الوثائق عن بُعد، ومراجعة الفيديو. من مرافق الإنتاج / التخزين.
IFS:
- طورت IFS فحصًا طوعيًا للمراقبة عن بُعد للشركات المعتمدة من IFS لإثبات أنها تحافظ على إجراءات الدعم وعمليات الإدارة. بالإضافة إلى ذلك، أطلقت IFS التقييم المجزأ، والذي ينطبق على إعادة اعتماد جميع معايير IFS ويتبع متطلبات قياس GFSI بشأن استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات. بموجب IFS، يجب أن تتم الزيارة في الموقع قبل الجزء البعيد وأن تكون على الأقل 50 بالمائة من التقييم بأكمله. يركز التقييم عن بعد على مراجعة الوثائق والسجلات.
بغض النظر عن المعيار أو جزء المراجعة الذي يتم إجراؤه شخصيًا مقابل عن بُعد، يظل الهدف النهائي للمراجعة عن بُعد هو نفسه التدقيق في الموقع للحصول على أدلة تدقيق موثوقة لتقييم الامتثال التوافق مع المتطلبات المحددة، يكمن الاختلاف في الوسائل التي يتم بها جمع تلك الأدلة.
الموازنة بين المخاطر والمكافآت:
كما نوقش أعلاه، يمكن إجراء عمليات التدقيق في الموقع أو عن بُعد أو مزيج من الاثنين. ومع ذلك، لا يتعرف GFSI على التدقيق عن بعد تمامًا في الوقت الحالي - يجب إجراء 50 بالمائة على الأقل شخصيًا. هذا لأنه يمكن أن يكون هناك بعض المخاطر الكامنة في إجراء تدقيق عن بعد تمامًا، لا سيما وأن هذه الممارسة جديدة نسبيًا في العديد من المؤسسات:
حدود المراقبة التكنولوجيا:
- مراقبة ظروف الموقع محدودة بالقدرة على بث الفيديو المباشر عن بعد. يمكن للتكنولوجيا أن تخلق قيودًا. إذا لم تتمكن الكاميرا من رؤيتها، فلا يستطيع المدقق أيضًا رؤيتها. يمكن أن تعيق جودة الفيديو الرديئة الوضوح البصري. أنت لا تعرف ما لا تعرفه.
ارتباك التواصل:
- قد يكون من الصعب قراءة لغة الجسد و / أو تفسير رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات الهاتفية للتأكد من وضوح الاتصال. قد يتطلب ذلك إعادة النظر في الموضوعات / النتائج عدة مرات لضمان جمع أدلة دقيقة.
الحواجز الزمنية:
- قد تكون هناك منطقة زمنية وما يرتبط بها من حواجز جدولة اعتمادًا على موقع المدقق والمنشأة.
- المسؤولية القانونية:
قد تفرض الشركات قيودًا صارمة على استخدام الفيديو وإمكانية إعادة الترميز بسبب المعلومات المسجلة الملكية.
في كثير من الحالات، على الرغم من ذلك، قد يكون لدى الشركات بالفعل أجزاء من التدقيق (على سبيل المثال، مراجعة المستندات) تم إجراؤها عن بُعد. يسمح الانتقال إلى العالم البعيد بالحصول على أدلة موثوقة بطرق فريدة يمكن أن تقدم فوائد كبيرة للشركة عندما لا تكون عمليات التدقيق في الموقع ممكنة وحتى عندما تكون:
- تكلفة مخفضة:
تؤدي عمليات التدقيق عن بُعد إلى التخلص من النفقات المرتبطة بالسفر (أي المسافة المقطوعة بالأميال ورحلات الطيران والفنادق والوجبات)، والتي يمكن أن تزيد اعتمادًا على موقع التدقيق ومدته.
- جدول مرن:
يمكن إجراء عمليات التدقيق عن بُعد وفقًا لجدول زمني أكثر مرونة. لا يتعين على المدققين إكمال العمل في الموقع في عدد محدد من الأيام، كما هو مطلوب عند السفر إلى منشأة. يمكن للمدقق أيضًا مراجعة المناطق المعنية عن بُعد انتهاء التدقيق تقنيًا. لاحظ أن الجدول الزمني الأكثر مرونة لا يعني بالضرورة وقتًا أقل لإجراء التدقيق.
- الإبعاد الاجتماعي:
كما أوصت إرشادات مراكز مكافحة الأمراض والوقاية منها (CDC) ، من الأكثر أمانًا حاليًا العمل عن بُعد ، عندما يكون ذلك ممكنًا ، أو البقاء على بعد ستة أقدام من المسافة الاجتماعية لتجنب احتمال انتقال COVID-19. من خلال استخدام التكنولوجيا، توفر عمليات التدقيق عن بُعد مسافة تباعد اجتماعية.
- أنظمة محسنة:
يوفر التحضير للتدقيق عن بعد "الدفع" الذي تحتاجه بعض المؤسسات لتحسين أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. لإجراء تدقيق عن بعد، يجب الاحتفاظ بالوثائق والسجلات بطريقة منظمة تسهل الوصول السهل / السريع. من الضروري أن تكون قادرًا على الوصول إلى جميع المستندات عن بُعد - لم تعد السجلات الورقية أو المستندات المخزنة على أجهزة الكمبيوتر الفردية / محركات أقراص الشبكة تقطعها.
- الاعتبارات وأفضل الممارسات:
إذا اختارت الشركة إجراء تدقيق عن بعد - لأي جزء ولأي سبب - فهناك العديد من الاعتبارات وأفضل الممارسات لضمان أن التدقيق يحقق أهدافه بشكل فعال ويخفف من المخاطر الموضحة أعلاه إلى أقصى حد ممكن:
- الإلمام بالموقع:
تعمل عمليات التدقيق عن بُعد بشكل أفضل إذا كان المدققون على دراية بالعمليات. في حين أنه ليس من الضروري أن يقوم المدقق بزيارة الموقع من قبل، فإن هذا النوع من الإلمام بالمنشأة يوفر أفضل سيناريو، حيث إنه يعد المراجع لمعرفة ما الذي يبحث عنه (وأين) وما الأسئلة التي يجب طرحها.
- التخطيط الدقيق:
مثل عمليات التدقيق في الموقع، تتطلب عمليات التدقيق عن بُعد تخطيطًا دقيقًا مسبقًا من جانب المدقق والمنشأة - وربما بدرجة عالية.
يحتاج المرفق إلى جمع جميع المستندات والسجلات قبل التدقيق وتحديد أفضل طريقة لتقديم هذه المعلومات عن بُعد.
من الأفضل جدولة المقابلات مسبقًا لضمان التوافر؛ ومع ذلك، يمكن إجراؤها على أساس مخصص حسب الحاجة.
من الأفضل رسم مسار ومجالات تركيز محدد للتدقيق في وقت مبكر باستخدام خريطة الموقع كدليل لضمان تغطية جميع المجالات وأنه يمكن إجراء التدقيق بأكبر قدر ممكن من الكفاءة باستخدام موارد المنشأة المخصصة. يجب تعيين دليل موقع للتدقيق من يكون على دراية بالمنشأة بأكملها.
يجب تقييم احتياجات ومتطلبات التكنولوجيا، ويجب اختبار الخدمات اللوجستية والوصول قبل التدقيق. من الأهمية بمكان أن تعمل جميع الكاميرات واجتماعات الويب ومساحة المستندات المشتركة وشبكة Wi-Fi والتقنيات الأخرى بشكل مناسب قبل التدقيق أو قد يضيع الكثير من الوقت في استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
- فيديو:
يجب أن تكون مقاطع الفيديو مباشرة. يجب أن يقود عمليات المشي في الموقع مرشد / موظف للموقع على طول المسار المخطط له باستخدام الهواتف الذكية وأجهزة iPad وما إلى ذلك مع إمكانات البث المباشر. من المهم التأكد من أن أعمال البث المباشر داخل المنشأة التي يتم تدقيقها حتى يكون لدى المدققين رؤية واضحة لظروف الموقع. يمكن للمدققين أيضًا الاستفادة من أي كاميرات مراقبة داخلية (على سبيل المثال، أنظمة الأمن أو الجودة) لتوفير لقطات إضافية للعمليات، عند الضرورة. في معظم الحالات، لا يمكن أن تحل لقطات المراقبة محل الفيديو المباشر.
- اجتماعات الويب:
يمكن إجراء االاحاطات الافتتاحية والختامية واليومية عبر اجتماع الويب. توفر عمليات التدقيق عن بُعد المرونة لإجراء التدقيق في القطاعات، مع تقديم ملخصات بعد كل جزء. يسمح ذلك للمدقق بمراجعة لقطات الفيديو وتقييم السجلات وإنشاء أسئلة للتأكد من أن المعلومات التي تم جمعها دقيقة وكاملة.
تواصل الشركات في جميع أنحاء العالم الآن تحديد شكل الأعمال عندما يتعلق الأمر بممارسات التشغيل، وصحة الموظفين وسلامتهم، واستمرارية الأعمال - والشهادة والامتثال. عمليات التدقيق هي أحد المكونات التي يمكن نقلها بسلاسة إلى حد ما للعمل في بيئة متأثرة بالجائحة. طالما أن أي تدقيق مخطط جيدًا، ويعزز تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بشكل مناسب، ويتم تنفيذه بواسطة فريق يفهم المرفق والمتطلبات، يمكن أن يكون فعالًا للغاية. المسؤولية القانونية.