التدقيق عن بُعد والهجين: كيف تجعل التدقيق بتقنيات الاتصال موثوقاً
كيف تخطط تدقيقات عن بُعد وهجينة وتنفذها بموثوقية التدقيق الميداني نفسها؟
أبرز النقاط
- يستخدم التدقيق عن بُعد تقنيات المعلومات والاتصالات لجمع الأدلة حين لا يكون المدقق حاضراً فعلياً.
- تحدد وثيقة IAF MD 4 توقعات استخدام هذه التقنيات في تدقيقات الشهادة المعتمدة، وتقدم ISO 19011 إرشادات عامة لكل أنواع التدقيق.
- يأتي التحقق من الجدوى أولاً: اتصال موثوق، ومشاركة آمنة للوثائق، وإمكانية عرض الموقع، والسرية.
- بعض الأنشطة، مثل ملاحظة ممارسات النظافة أو الحالة المادية، يصعب تدقيقها عن بُعد، والتدقيق الهجين يجمع بين مراجعة الوثائق عن بُعد والتحقق الميداني.
- سجّل الأجزاء التي نُفذت عن بُعد وطريقة تنفيذها، ليتسنى الحكم على الأدلة.
أولاً: متى يكون التدقيق عن بُعد مناسباً؟
| مناسب | أقل ملاءمة |
|---|---|
| مراجعة الوثائق والسجلات | ملاحظة ممارسات النظافة والمناولة والإنتاج |
| مقابلات الإدارة والوظائف المساندة | الحالة المادية للمباني والمعدات والتخزين |
| متابعة الإجراءات التصحيحية بأدلة وثائقية | مواقع ضعيفة الاتصال أو بها قيود على التصوير |
| المؤسسات متعددة المواقع ذات العمليات المركزية | تدقيقات الشهادة الأولى لمواقع أغذية عالية المخاطر، ما لم تسمح قواعد المخطط |
| التدقيق الداخلي عبر مواقع بعيدة | أنشطة تمنع السرية فيها مشاركة الصور |
ولمخططات الشهادة قواعدها الخاصة بما يمكن تدقيقه عن بُعد. وتسمح بعض مخططات سلامة الغذاء بنهج مدمج تُراجع فيه الوثائق عن بُعد، ثم يُدقق التشغيل ميدانياً.
ثانياً: الجدوى وتقييم المخاطر
قبل تأكيد التدقيق عن بُعد، تحقق من:
- التقنية: اتصال إنترنت مستقر في جميع المواقع، وكاميرات يمكن التنقل بها في الموقع، ومشاركة الشاشة ونقل الملفات بأمان.
- الأفراد: معرفة الطرف المُدقَّق عليه بالأدوات، ومرشد في الموقع يحمل الكاميرا.
- أمن المعلومات: الاتفاق على ما يجوز تسجيله ومشاركته وحفظه.
- النطاق: ما العمليات والمتطلبات التي يمكن تغطيتها بموثوقية.
- البديل: ماذا يحدث إذا انقطع الاتصال.
ووثّق النتيجة والمنهج المتفق عليه في خطة التدقيق.
ثالثاً: تنفيذ التدقيق
- جلسة تجريبية: نفّذ فحصاً قصيراً للتقنية قبل التدقيق بأيام.
- الاجتماع الافتتاحي: أكد جدول الأعمال، وقواعد الاتصال، والاستراحات، وطريقة مشاركة الوثائق.
- الجولة المباشرة: اطلب من المرشد عرض مواقع محددة يختارها المدقق، لا جولة مُعدة مسبقاً. واطلب لقطات قريبة للبطاقات والسجلات ومعرّفات المعدات.
- الوثائق: اطلب سجلات محددة مباشرة، بدلاً من قبول ملفات مجهزة مسبقاً.
- المقابلات: تحدث مع المشغلين لا المديرين فقط، والكاميرات مفتوحة.
- الوقت: خصص وقتاً إضافياً للمشاركة والتأخيرات التقنية.
رابعاً: جودة الأدلة
| الخطر | التخفيف |
|---|---|
| أدلة مُرتبة أو مختارة مسبقاً | يختار المدقق العينات مباشرة من القوائم الكاملة |
| رؤية محدودة للموقع | طلب رؤية شاملة بزاوية 360 درجة، وزوايا محددة، والأسقف والأرضيات |
| وثائق معدلة | طلب عرض السجلات في النظام المصدر بتواريخها وسجل التعديلات |
| سوء فهم بسبب جودة الصوت | تأكيد النقاط الرئيسية كتابياً في المحادثة أو التقرير |
| السرية | الاتفاق مسبقاً على لقطات الشاشة والتسجيلات |
وسجّل في التقرير الأدلة التي حُصل عليها عن بُعد، وطريقتها، وأي قيود.
خامساً: التدقيق الهجين
كثيراً ما يكون النهج الهجين هو الأفضل:
- مرحلة عن بُعد: مراجعة الوثائق، ومقابلات الإدارة، والمؤشرات، وسجلات التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة.
- مرحلة ميدانية: العمليات التشغيلية، والنظافة، والحالة المادية، ومقابلات المشغلين، وتتبع العينات.
وهذا يقلل السفر والوقت في الموقع، مع الإبقاء على الملاحظة المباشرة حيث تهم أكثر.
سادساً: نقاط ضعف شائعة
- غياب تقييم الجدوى، ما يؤدي إلى اتصال ضعيف وتدقيقات ناقصة.
- قبول الوثائق التي جهزها الطرف المُدقَّق عليه فقط.
- عدم تسجيل الأجزاء التي دُققت عن بُعد.
- تغطية الضوابط التشغيلية عن بُعد حين يشترط المخطط الملاحظة الميدانية.
- إغفال أمن المعلومات.
الخلاصة
أصبحت التدقيقات عن بُعد والهجينة جزءاً طبيعياً من التدقيق. وعندما تُنفذ جيداً، بتحقق من الجدوى، وعينات يختارها المدقق، وإفصاح واضح عن الأساليب والقيود، فإنها توفر أدلة موثوقة وتوفر الوقت. وعندما تُنفذ بشكل سيئ، تتحول إلى جولات إرشادية. والفرق في التخطيط وسيطرة المدقق.
قبل تدقيقك القادم عن بُعد، اكتب ثلاثة أشياء ستطلب رؤيتها لا يستطيع الطرف المُدقَّق عليه تجهيزها مسبقاً.