تقييم الامتثال للمتطلبات القانونية وغيرها
كيف تحدد المتطلبات القانونية وغيرها، وتقيّم الامتثال لها، وتثبته للمدققين والجهات الرقابية؟
أبرز النقاط
- تتطلب ISO 14001 وISO 45001 عملية لتحديد التزامات الامتثال أو المتطلبات القانونية، وتقييم الامتثال دورياً (البند 9.1.2).
- سجل التشريعات وحده لا يكفي، بل يجب ترجمة كل متطلب إلى ما يعنيه لموقعك.
- تقييم الامتثال فحص مقابل الأدلة: التصاريح، والقياسات، والتفتيش، والشهادات، والسجلات.
- يجب أن يعتمد تكرار التقييم على المخاطر وطبيعة المتطلب.
- تذهب النتائج إلى مراجعة الإدارة، وتُعالج حالات عدم الامتثال بإجراءات تصحيحية، مع التصعيد العاجل عند الحاجة.
أولاً: من التشريع إلى التزامات الموقع
| الخطوة | المخرج |
|---|---|
| تحديد المصادر المنطبقة | القوانين، واللوائح، والتصاريح، والتراخيص، واشتراطات الجهات المحلية، ومدونات العملاء والقطاع التي تختار المؤسسة الالتزام بها |
| التفسير | ما يعنيه كل متطلب لهذا الموقع: الحدود، والتكرارات، والتقارير، والكفاءات، والمعدات |
| التكليف | مسؤول لكل التزام، والعملية التي يُنفذ فيها |
| التطبيق | الإجراءات، والضوابط، والرصد، والسجلات |
| التقييم | فحص دوري للتأكد من استيفاء كل التزام، بالأدلة |
| التحديث | رصد التغييرات التشريعية والتصاريح الجديدة |
ثانياً: بناء سجل مفيد
| العمود | الغرض |
|---|---|
| المصدر والمرجع | القانون، أو اللائحة، أو رقم التصريح، والجهة المختصة |
| المتطلب بلغة بسيطة | ما يجب فعله أو قياسه أو الإبلاغ عنه |
| الانطباق | الأنشطة أو المناطق أو المعدات المعنية |
| المسؤول | الشخص المسؤول |
| طريقة الاستيفاء | الإجراء أو الضابط أو العقد |
| الدليل | السجلات التي تثبت الامتثال |
| تكرار التقييم | قائم على المخاطر |
| آخر تقييم ونتيجته | التاريخ، ومطابق أو غير مطابق، والتعليق |
ويجب التحقق من أرقام المواد التشريعية مع الجهة المختصة أو مستشار قانوني، وأن يذكر السجل أين تأكد التفسير.
ثالثاً: التزامات نموذجية يجب مراعاتها
| المجال | أمثلة بيئية | أمثلة في السلامة والصحة المهنية |
|---|---|---|
| التصاريح والتراخيص | التصريح البيئي، وترخيص تصريف مياه الصرف | تراخيص التشغيل، وموافقات الدفاع المدني |
| الانبعاثات والتصريفات | حدود الانبعاثات الهوائية، ومعايير مياه الصرف | حدود التعرض المهني للضوضاء والغبار والكيماويات |
| النفايات | ناقلو النفايات والمتخلصون المرخصون، وسجلات النقل | التعامل الآمن مع النفايات الخطرة |
| المعدات | التعامل مع غازات التبريد، وتخزين الوقود | فحص معدات الرفع، وأوعية الضغط، وأنظمة الحريق |
| الكفاءة | فنيون معتمدون لغازات التبريد | مسعفون مدربون، ورخص مشغلي الرافعات الشوكية |
| الإبلاغ | التقارير البيئية السنوية | إبلاغ السلطات عن الحوادث |
رابعاً: كيف تقيّم الامتثال؟
التقييم أكثر من قراءة السجل. ومن أساليبه:
- مراجعة نتائج الرصد مقابل حدود التصاريح.
- التحقق من صلاحية الشهادات وتقارير التفتيش وتواريخها.
- جولات ميدانية للتأكد من المتطلبات المادية (حواجز الاحتواء، والحمايات، واللافتات، ومخارج الطوارئ).
- مقابلات مع الموظفين المسؤولين.
- مراجعة المراسلات مع الجهات الرقابية.
- إدراج فحوصات الامتثال في التدقيق الداخلي.
ويجب أن تكون نتيجة كل التزام واضحة: مطابق، أو غير مطابق، أو لم يُقيّم بعد، مع الإشارة إلى الدليل.
خامساً: التكرار
| نوع الالتزام | المنهج المقترح |
|---|---|
| حدود مستمرة عالية المخاطر (مثل حدود التصريف) | شهرياً أو مع كل دورة رصد |
| فحوصات دورية (معدات الرفع، وأنظمة الحريق) | بتكرار لا يقل عن فترة الفحص القانونية |
| متطلبات إدارية (تجديد التراخيص، والتقارير) | قبل مواعيد الاستحقاق، وتُتابع في تقويم امتثال |
| متطلبات عامة منخفضة المخاطر | سنوياً على الأقل |
سادساً: عند اكتشاف عدم امتثال
- قيّم الخطر، وهل يلزم إجراء فوري أو إبلاغ جهة مختصة.
- صحح الوضع وسجّل التصحيح.
- حقق في السبب الجذري.
- اتخذ إجراءً تصحيحياً وتحقق من فاعليته.
- أبلغ الإدارة العليا وأدرج الأمر في مراجعة الإدارة.
ويجب أن تحتفظ المؤسسة أيضاً بمعرفة وفهم لحالة امتثالها، وكثيراً ما يختبر المدققون ذلك بسؤال المديرين مباشرة.
سابعاً: نقاط ضعف شائعة
- قائمة طويلة من القوانين دون تفسير لما تعنيه للموقع.
- تسجيل التقييم «مطابق» دون دليل.
- عدم اكتشاف شهادات أو تصاريح منتهية.
- غياب عملية لرصد التشريعات الجديدة أو المعدلة.
- عدم رفع حالة الامتثال إلى مراجعة الإدارة.
الخلاصة
يحول تقييم الامتثال المتطلبات القانونية من قائمة إلى ضمان. فالسجل المكتوب بلغة بسيطة، والمسؤول عن كل التزام، والفحوصات المبنية على الأدلة، وتقويم الامتثال، تمنح الإدارة معرفة حقيقية بوضع المؤسسة القانوني.
اختر خمسة التزامات من سجلك واسأل: ما الدليل على أننا التزمنا بها الشهر الماضي؟