كم من التوثيق تحتاج ISO 9001:2015 فعلًا؟
بعد عام من صدورها، ما زال أكثر الأسئلة شيوعًا عن ISO 9001:2015 يدور حول الوثائق. تطلب المواصفة أقل مما تحتفظ به منشآت كثيرة، وأكثر مما يظنه بعضها الآن.
أهم النقاط
- لم تعد ISO 9001:2015 تشترط دليل جودة ولا الإجراءات الستة الإلزامية.
- ما زالت تشترط معلومات موثقة في بنود محددة، وكل ما تحتاجه المنشأة لفاعلية عملياتها.
- المعيار عملي: هل تعمل العملية باتساق، وهل يمكن إثبات ذلك، من دون الوثيقة؟
ما الذي تطلبه المواصفة؟
يستخدم إصدار 2015 مصطلحًا واحدًا هو المعلومات الموثقة. فحين تقول المواصفة «المحافظة على» فالمقصود وثيقة تُحدَّث باستمرار، مثل النطاق وسياسة الجودة وأهدافها. وحين تقول «الاحتفاظ بـ» فالمقصود سجل يقدّم الدليل، مثل نتائج المعايرة والكفاءة ومراجعة الإدارة وحالات عدم المطابقة.
ما الذي تقرره المنشأة؟
فيما عدا تلك البنود، تقرر المنشأة ما تحتاجه. ويعتمد حجم التوثيق على حجمها وتعقيد عملياتها وكفاءة العاملين فيها. فالعملية المعقدة التي يشغّلها موظفون جدد تحتاج إلى دعم مكتوب أكثر من عملية بسيطة يشغّلها عاملون ذوو خبرة.
منهج معقول
- لا تحذفوا الوثائق لمجرد أنها لم تعد إلزامية.
- أزيلوا المكرر والإجراءات التي لا يتبعها أحد.
- استخدموا المخططات والنماذج وشاشات الأنظمة بوصفها معلومات موثقة.
- احتفظوا بالأدلة التي يحتاجها المدقق ومديروكم للثقة في العملية.